Jakie dokumenty musi wystawiać lombard

Jakie dokumenty musi wystawić lombard, co muszą zawierać umowy, potwierdzenia płatności, dokumenty dotyczące przedmiotów, sprzedaży czy odbiorów? Dowiesz się tego w tym artykule bo dokumentacji jest naprawdę sporo. Przy kilku transakcjach dziennie nie jest to jeszcze szczególnie uciążliwe. Problem zaczyna się wtedy, gdy lombard obsługuje kilkadziesiąt klientów, prowadzi wiele aktywnych umów i jednocześnie sprzedaje przedmioty na miejscu lub przez internet. Nie wszystkie dokumenty wyglądają tak samo, ponieważ dużo zależy od tego, czy lombard udziela konsumenckiej pożyczki lombardowej, skupuje przedmioty, sprzedaje je klientom czy rozlicza wcześniej zawartą umowę.

Dokumenty w lombardzie – od czego zacząć?

Najważniejszą rzeczą jest rozróżnienie dwóch podstawowych rodzajów działalności. Lombard może zawierać umowy konsumenckiej pożyczki lombardowej, w których przedmiot stanowi zabezpieczenie pożyczki. Może również prowadzić skup i sprzedaż przedmiotów. To rozróżnienie ma znaczenie, ponieważ dokumentacja związana z pożyczką lombardową wygląda inaczej niż dokument sprzedaży. W praktyce jedna placówka może jednego dnia:

• zawrzeć kilka umów pożyczki lombardowej
• przyjąć przedmioty w ramach skupu
• wypłacić klientom środki,
• przyjąć spłaty
• wydać przedmioty po zakończeniu umowy
• wystawić dokument KP/paragon
• sprzedać przedmioty znajdujące się wcześniej w lombardzie,
• wystawić dokumenty sprzedaży, paragon lub fakturę VAT marża

Każda dokumentacja powinna być powiązana z konkretną transakcją i klientem.

Umowa konsumenckiej pożyczki lombardowej

Jednym z najważniejszych dokumentów w działalności lombardowej jest umowa konsumenckiej pożyczki lombardowej. Jest ona zawierana wtedy, gdy lombard udziela konsumentowi pożyczki, a zabezpieczeniem jest przedmiot należący do klienta (pożyczka pod zastaw). Umowa powinna zawierać informacje wymagane przez przepisy, w tym dane stron, informacje dotyczące pożyczki, przedmiotu zabezpieczenia, kosztów oraz zasad jej spłaty. Dla pracownika lombardu oznacza to w praktyce konieczność wprowadzenia do systemu wszystkich informacji potrzebnych do przygotowania dokumentu. Warto, aby program robił możliwie jak najwięcej rzeczy automatycznie. Jeżeli dane klienta, przedmiotu i parametry pożyczki są już zapisane w systemie, przygotowanie umowy nie powinno wymagać ponownego przepisywania tych samych informacji. To nie tylko oszczędność czasu. Mniej ręcznego przepisywania oznacza również mniejsze ryzyko pomyłki.

Co powinno znaleźć się w dokumentacji pożyczki?

Przy zawieraniu umowy pracownik musi mieć możliwość zapisania informacji dotyczących zarówno klienta, jak i samej transakcji. W zależności od rodzaju dokumentu będą to między innymi:

• dane klienta
• dane lombardu
• informacje o przedmiocie zabezpieczenia
• opis przedmiotu
• wartość przedmiotu
• kwota pożyczki
• okres obowiązywania umowy
• koszty związane z pożyczką,
• całkowita kwota do spłaty
• terminy
• sposób rozliczenia

Do dokumentacji powinny również trafić zdjęcia przedmiotu, jeżeli lombard wykorzystuje je w swojej organizacji pracy.

Warto zadbać o to, aby wszystkie te informacje były powiązane z konkretną umową. Dzięki temu po kilku miesiącach nie trzeba zastanawiać się, czego dotyczył dany dokument. Wystarczy odnaleźć umowę w systemie.

Dokument potwierdzający spłatę

Dokumenty związane z wydaniem przedmiotu

Jeżeli klient spłacił pożyczkę i odzyskuje przedmiot stanowiący zabezpieczenie, w dokumentacji powinien znaleźć się ślad zakończenia transakcji.

W zależności od przyjętego w lombardzie sposobu dokumentowania może to być odpowiednie potwierdzenie lub zapis w systemie.

Najważniejsze jest, aby można było później jednoznacznie ustalić, co stało się z przedmiotem.

W dobrym programie status przedmiotu może zmienić się z aktywnego zabezpieczenia na przedmiot wydany klientowi.

Dzięki temu pracownik od razu widzi, czy dana rzecz nadal znajduje się w lombardzie.

Dokumenty przy skupie przedmiotów

Nie każda transakcja w lombardzie jest pożyczką. Lombard może również prowadzić skup przedmiotów od klientów. W takim przypadku dokumentacja wygląda inaczej, ponieważ nie powstaje umowa pożyczki zabezpieczonej przedmiotem. Przy skupie należy odpowiednio udokumentować transakcję oraz jej warunki.

W praktyce istotne są przede wszystkim:

• dane sprzedającego
• opis przedmiotu
• ustalona cena
• data transakcji
• sposób rozliczenia,
• dokument potwierdzający zawarcie transakcji.

Warto również zadbać o jednoznaczne przypisanie przedmiotu do konkretnej transakcji. Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy lombard prowadzi później sprzedaż skupionych rzeczy.

Dokumenty sprzedaży

Kolejną grupą dokumentów są dokumenty związane ze sprzedażą.

Lombard może sprzedawać zarówno przedmioty wcześniej skupione, jak i rzeczy, które trafiły do sprzedaży po zakończeniu odpowiedniej procedury związanej z niespłaconą pożyczką lombardową.

W przypadku sprzedaży ważne jest prawidłowe udokumentowanie transakcji zgodnie z zasadami dotyczącymi sprzedaży i obowiązkami podatkowymi przedsiębiorcy.

W zależności od rodzaju transakcji i statusu nabywcy może pojawić się między innymi paragon lub faktura.

Program lombardowy powinien ułatwiać wystawianie odpowiednich dokumentów oraz powiązanie sprzedaży z konkretnym przedmiotem.

Paragon czy faktura?

To jedno z pytań, które często pojawia się przy sprzedaży. To jaki dokument sprzedaży należy wystawić, zależy między innymi od tego, kto jest kupującym oraz od zasad obowiązujących przedsiębiorcę w zakresie dokumentowania sprzedaży. Dlatego nie każda sprzedaż w lombardzie będzie wyglądała dokładnie tak samo. W codziennej pracy ważne jest natomiast, aby system sprzedażowy pozwalał wystawić właściwy dokument bez konieczności przepisywania danych z jednego programu do drugiego. Jeżeli lombard korzysta z programu, który obsługuje zarówno umowy, jak i sprzedaż, pracownik może pracować na jednej bazie danych.

Zdjęcia przedmiotów – czy też są częścią dokumentacji?

Zdjęcia w umowach konsumenckiej pożyczki lombardowej na oryginale i kopii umowy są wymagane ustawowo ale również dla umów skupu zdjęcia w praktyce mogą być bardzo przydatnym elementem dokumentacji transakcji.

Zdjęcie pozwala zachować informację o tym, jak przedmiot wyglądał w momencie przyjęcia. W przypadku biżuterii cech charakterystycznych, uszkodzeń czy brakujących elementów a elektroniki konieczne będzie dopisanie na umowie numeru seryjnego

Dlatego możliwość dodawania zdjęć bezpośrednio do umowy a także dodatkowe jako zdjęcie dokumentujące stanu faktyczny przedmiotu jest funkcją na którą warto zwrócić uwagę przy wyborze programu lombardowego.

Dokumentacja a ewidencja przedmiotów

W lombardzie dokumenty nie powinny funkcjonować oddzielnie od przedmiotów. Każdy przyjęty przedmiot powinien mieć swoje miejsce w systemie i być powiązany z odpowiednią transakcją. Przykładowo przyjęty telefon może mieć zapisane:

• dane klienta
• markę i model
• numer seryjny lub IMEI
• opis stanu
• zdjęcia
• wartość
• kwotę pożyczki albo cenę skupu
• numer umowy
• aktualny status

Dzięki temu pracownik nie musi szukać informacji w kilku miejscach. To szczególnie ważne przy dużej liczbie przedmiotów znajdujących się jednocześnie w placówce.